Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych jest [pełna nazwa i adres podmiotu prowadzącego Remembly, NIP/KRS]. Kontakt w sprawach danych osobowych: [adres e-mail do spraw prywatności].

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane potrzebne do działania usługi:

• Konto: adres e-mail; przy logowaniu przez Google także imię i zdjęcie profilowe, jeśli Google je udostępnia; język interfejsu, wybrany plan, data i wersja zgody na nagrywanie.
• Logowanie i bezpieczeństwo: sesje (identyfikator, data wygaśnięcia, adres IP i przeglądarka, z której się zalogowano), jednorazowe kody logowania (ważne 5 minut), liczniki ograniczeń liczby żądań, w których kluczem jest m.in. adres IP.
• Treści, które tworzysz: kursy (nazwa, prowadzący, opis, słownik pojęć), transkrypcje wykładów (tylko zatwierdzone fragmenty tekstu, bez dźwięku), podsumowania, notatki, fiszki oraz terminy (zaliczenia, kolokwia, oddania prac) wykryte w wykładzie lub dodane ręcznie.
• Zużycie: liczba sekund nagrywania w miesiącu, potrzebna do limitu planu.
• Dane techniczne: logi serwera Cloudflare (adres IP, czas, ścieżka, kod odpowiedzi) w celu bezpieczeństwa i diagnostyki.

3. Dźwięk i nagrania

Remembly nie zapisuje nagrań audio. Dźwięk z mikrofonu jest wysyłany z Twojej przeglądarki bezpośrednio do dostawcy transkrypcji (Soniox) i nie przechodzi przez nasze serwery. Do nas wraca tekst, z którego zapisujemy wyłącznie zatwierdzone fragmenty.

Głos prowadzącego i innych osób obecnych na wykładzie trafia do transkrypcji, która jest przetwarzana poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Soniox, region USA; do analizy tekstu także OpenAI, USA). Dlatego przed pierwszym nagraniem prosimy o potwierdzenie, że masz zgodę prowadzącego i że nagrywanie jest zgodne z zasadami uczelni. Zapisujemy datę i wersję tej zgody. Prowadzący może zwrócić się do nas o usunięcie transkrypcji ze swoim udziałem.

[Do potwierdzenia przed publikacją: warunki Soniox dotyczące przechowywania dźwięku i tekstu w usłudze czasu rzeczywistego oraz to, czy Soniox wykorzystuje dane do trenowania modeli.]

4. Cele i podstawy prawne

• Świadczenie usługi (konto, transkrypcja, podsumowania, terminy): art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wykonanie umowy.
• Bezpieczeństwo, ograniczanie nadużyć i limity planu (liczniki IP, logi): art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes administratora.
• Zapis zgody na nagrywanie (data, wersja): art. 6 ust. 1 lit. f RODO, wykazanie, że użytkownik złożył oświadczenie.
• Obowiązki prawne (np. księgowe, gdy pojawią się płatności): art. 6 ust. 1 lit. c RODO. [Do uzupełnienia, gdy zostaną uruchomione płatności.]

5. Komu powierzamy dane (podmioty przetwarzające)

Korzystamy z następujących dostawców. Każdy z nich przetwarza dane w naszym imieniu na podstawie umowy powierzenia lub standardowych warunków dostawcy [do potwierdzenia dla każdego].

• Cloudflare, Inc.: hosting aplikacji, baza danych (D1), sesje na żywo (Workers, Durable Objects), sieć. Wszystkie dane konta i treści są w bazie Cloudflare.
• Soniox: transkrypcja mowy na tekst na żywo. Dostaje dźwięk z Twojej przeglądarki. Region przetwarzania: USA (poza EOG). Na razie nie korzystamy z regionu UE; zmiana jest planowana przed publiczną betą.
• OpenAI: analiza tekstu transkrypcji (wykrywanie terminów, podsumowania, notatki, fiszki). Dostaje tekst, nie dźwięk. [Do potwierdzenia: warunki API OpenAI dotyczące niewykorzystywania danych do trenowania modeli i okresu przechowywania do 30 dni w celu nadzoru nad nadużyciami.]
• Resend: wysyłka e-maili z kodem logowania (dostaje Twój adres e-mail i treść wiadomości).
• Google: opcjonalne logowanie kontem Google (otrzymujemy adres e-mail, imię i zdjęcie).

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dźwięk wykładu i jego transkrypcja (w tym głos prowadzącego) są przetwarzane poza EOG: dźwięk przez Soniox w USA, tekst transkrypcji przez OpenAI w USA. Soniox, OpenAI, Resend i Google mogą przetwarzać dane w USA. Nasza baza danych (Cloudflare D1) jest utworzona w jurysdykcji UE, ale sieć Cloudflare przetwarza ruch globalnie.

Podstawa transferu: [do sprawdzenia w umowie powierzenia (DPA) Soniox i wpisania: decyzja Komisji o odpowiednim stopniu ochrony dla podmiotu objętego EU-US Data Privacy Framework albo standardowe klauzule umowne (art. 46 RODO) wraz z oceną skutków transferu]. To samo do sprawdzenia dla OpenAI, Resend i Google.

Planujemy przejście na region UE u dostawcy transkrypcji przed publicznym startem; po zmianie ten punkt zostanie zaktualizowany.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Treści (kursy, transkrypcje, podsumowania, notatki, fiszki, terminy): do czasu, aż je usuniesz lub usuniesz konto. Usunięcie kursu usuwa jego wykłady i terminy. Usunięcie konta usuwa wszystkie Twoje treści z bazy od razu. Kopie zapasowe bazy (Cloudflare D1 Time Travel) są przechowywane do 30 dni, po czym usunięte dane znikają także z nich. [Do potwierdzenia przed publikacją: okres kopii zapasowych na wybranym planie Cloudflare.]
• Sesje logowania: do 30 dni od zalogowania lub do wylogowania; wygasłe sesje są usuwane co noc.
• Kody logowania: ważne 5 minut; wygasłe kody są usuwane co noc.
• Liczniki ograniczeń (adres IP): do 24 godzin, usuwane automatycznie co noc.
• Logi Cloudflare: [okres do ustalenia zgodnie z ustawieniami konta].
• Zgoda na nagrywanie: tak długo, jak istnieje konto.

8. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Usuwanie konta i dane: w Ustawieniach możesz sam pobrać wszystkie swoje dane jako plik JSON oraz usunąć konto razem ze wszystkimi treściami (po wpisaniu swojego adresu e-mail; nie da się tego zrobić w trakcie nagrywania ani generowania podsumowania). Usunięcie jest natychmiastowe i nieodwracalne.

9. Pliki cookie

Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania: sesji logowania (remembly.session_token) oraz wybranego języka (remembly-locale). Nie używamy cookie reklamowych ani analitycznych. [Potwierdzić przed publikacją, jeśli dodamy analitykę.]

10. Automatyczne przetwarzanie i AI

Terminy, podsumowania, notatki i fiszki są tworzone przez model językowy i mogą zawierać błędy. Wykryty termin zawsze możesz sprawdzić w transkrypcji i poprawić. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie automatycznego przetwarzania.

11. Dzieci i młodzież

Usługa jest przeznaczona dla studentów. [Do ustalenia: minimalny wiek i zgoda opiekuna dla osób poniżej 16 lat.]

12. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji lub e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem.